Politique de confidentialité

1. Objet et responsable

iDentité Québec inc. (« iDentité Québec », « nous ») protège vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Cette politique explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, comment nous les protégeons et comment exercer vos droits.

Elle s’applique aux renseignements recueillis par :

notre site Web identitequebec.ca et sa boutique en ligne;
notre portail entreprise (corporate.portail.idqc.ca) et notre formulaire de certificat de police en ligne (request.idqc.ca);
notre plateforme de prise de rendez-vous (identitequebec.datedechoix.com);
nos bureaux, par téléphone et par courriel.

Entrée en vigueur : 2026-05-01 · Dernière mise à jour : 30 octobre 2026

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, communiquez avec :

Nom et titre : Tina Graziadei
Courriel : info@identitequebec.com
Téléphone : 514-360-4245
Adresse : 100-2300 boul. Saint-Martin Est Laval (QC) H7E 5P3

Nom et titre : Martin Fortier
Courriel : mfortier@identitequebec.ca
Téléphone : 418-808-0038
Adresse : 450 Avenue St Jean Baptiste Suite 200, Québec, QC G2E 6H5

2. Renseignements recueillis et fins

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous, principalement auprès de vous. Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons vos renseignements personnels.

Formulaire de contact : nom, courriel, téléphone et message, pour répondre à votre demande.
Prise de rendez-vous : civilité, prénom, nom, courriel, langue de correspondance, numéros de téléphone (bureau, cellulaire ou maison), service choisi, date et lieu du rendez-vous, pour planifier votre rendez-vous et vous envoyer des rappels, y compris par texto si vous le demandez.
Achats dans la boutique : nom, adresses de facturation et de livraison, courriel, téléphone et détails de la commande, pour traiter et livrer votre commande. Le paiement est traité par Stripe : nous ne conservons pas votre numéro de carte.
Demandes de services (certificat de police, pardon, waiver, empreintes, dépistage, correction de crédit) : nom, date de naissance, adresse, deux pièces d’identité avec photo, antécédents judiciaires, empreintes digitales, documents de la police et des tribunaux, récit personnel rédigé pour les demandes de pardon ou de waiver, échantillons de salive, d’haleine, d’urine, de cheveux ou d’ongles et résultats de dépistage, dossiers de crédit Equifax et TransUnion pour la correction de crédit, et renseignements nécessaires au paiement échelonné lorsque vous choisissez le financement, pour fournir le service demandé et transmettre votre dossier aux autorités concernées.
Portail entreprise : identifiants de connexion de l’employeur et renseignements sur les candidats soumis par l’employeur, pour fournir les services de vérification préemploi.
Navigation sur le site : adresse IP, type d’appareil et de navigateur, pages consultées, pour faire fonctionner le site et, avec votre consentement, mesurer son utilisation (voir section 4).

Nous pouvons aussi utiliser vos renseignements pour :

vérifier votre identité, prévenir les erreurs et la fraude;
respecter nos obligations légales et les exigences en matière de vérification;
améliorer nos produits et services;
établir des statistiques sur nos activités, qui ne contiennent aucun renseignement permettant de vous identifier;
vous informer de nos produits et services, seulement si vous y avez consenti.

Lorsqu’un renseignement est facultatif, nous l’indiquons au moment de la collecte. Si vous refusez de fournir un renseignement obligatoire, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir le service demandé. Vous pouvez toutefois refuser les témoins non nécessaires et continuer d’utiliser le site, ou nous joindre par téléphone ou en personne plutôt que par un formulaire en ligne.

3. Renseignements sensibles et consentement

Certains de nos services exigent des renseignements sensibles : antécédents judiciaires, empreintes digitales, résultats de dépistage et dossiers de crédit. Nous les traitons seulement avec votre consentement exprès, donné de façon distincte pour chaque fin.

Empreintes digitales : nous les prenons avec votre consentement exprès, uniquement pour les transmettre électroniquement à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) dans le cadre de votre demande. Elles ne servent à aucune autre fin. Elles sont détruites de façon sécuritaire et définitive, y compris toutes leurs copies, immédiatement après leur transmission.
Antécédents judiciaires : ils servent uniquement à traiter votre demande de certificat, de pardon ou de waiver, et ne sont communiqués qu’aux organismes concernés par cette demande.
Résultats de dépistage en entreprise : ils sont communiqués uniquement à l’employeur qui a demandé le test, selon le consentement que vous avez signé.
Dossiers de crédit : ils servent uniquement à l’analyse et à la correction de votre crédit dans le cadre du programme auquel vous avez adhéré.

4. Témoins et outils de suivi

Nous utilisons des témoins (de petits fichiers enregistrés par votre navigateur) et des outils de suivi pour faire fonctionner le site, mesurer son utilisation et, avec votre accord, afficher de la publicité. Seuls les témoins nécessaires sont actifs par défaut. Les autres ne s’activent que si vous les acceptez dans la bannière de témoins.

La liste détaillée des témoins, de leur fournisseur, de leur durée et de leur rôle se trouve dans le panneau « Personnaliser » de cette bannière.

Vous pouvez modifier vos choix en tout temps avec l’icône « Choix de consentement », affichée en bas à gauche de chaque page.

5. Communication à des tiers et hors Québec

Nous communiquons vos renseignements uniquement lorsque c’est nécessaire pour fournir le service demandé, lorsque la loi l’exige ou avec votre consentement.

Organismes publics

Selon le service, nous transmettons aux organismes publics et parapublics les renseignements nécessaires à sa prestation, notamment à la GRC, à des corps policiers, à la Commission des libérations conditionnelles du Canada ou aux autorités frontalières des États-Unis (demande de waiver).

Fournisseurs

Ces fournisseurs assurent notamment l’hébergement de nos plateformes, la prise de rendez-vous, les formulaires en ligne, le traitement des paiements, les analyses de laboratoire, les services juridiques liés à la correction de crédit, les vérifications préemploi, les statistiques de fréquentation et la publicité. Certains recueillent des renseignements directement pour nous : Datedechoix.com (prise de rendez-vous), Zoho (formulaire de contact), Stripe (paiements en ligne) et en hébergement interne sur le cloud de la console Google sécurisée.

Communication à l’extérieur du Québec

Certains de ces fournisseurs, notamment pour les formulaires, les paiements, les statistiques et la publicité, conservent des renseignements à l’extérieur du Québec, entre autres aux États-Unis. Avant toute communication à l’extérieur du Québec, nous évaluons si les renseignements y bénéficieront d’une protection adéquate et concluons une entente écrite avec le fournisseur.

6. Conservation et sécurité

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou le temps exigé par la loi, puis nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons. Les durées de conservation sont précisées dans nos règles de gouvernance des renseignements personnels.

Nous protégeons vos renseignements par des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité, notamment des connexions chiffrées et un accès limité aux personnes qui en ont besoin.

Au sein de notre entreprise, seuls les membres du personnel qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions ont accès à vos renseignements, notamment le service à la clientèle, les conseillers en pardon et waiver et l’administration.

7. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet;
faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication. Dans certains cas, nous pourrions alors ne plus être en mesure de vous offrir le service demandé.

Comment exercer vos droits

Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 1). Afin de nous assurer que les renseignements sont communiqués à la bonne personne, nous pourrions vous demander un document d’identification approprié ou de vous identifier autrement. Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. L’accès à vos renseignements est gratuit.

Plaintes

Pour toute plainte, écrivez d’abord au responsable de la protection des renseignements personnels. Votre plainte est traitée selon le processus décrit dans nos règles de gouvernance des renseignements personnels. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

8. Modifications de cette politique

Toute modification de cette politique fait l’objet d’un avis publié sur cette page et diffusé par les moyens appropriés pour joindre les personnes concernées.

Règles de gouvernance des renseignements personnels

1. Objet et portée

Ces règles décrivent comment iDentité Québec inc. encadre la gestion des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie. Elles complètent notre politique de confidentialité et s’appliquent à tous les employés, gestionnaires, partenaires et fournisseurs qui ont accès à des renseignements personnels détenus par iDentité Québec.

Dernière mise à jour : 30 octobre 2026

2. Rôles et responsabilités

Direction générale : la personne ayant la plus haute autorité exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels ou la délègue par écrit. La direction fournit les ressources nécessaires.
Responsable de la protection des renseignements personnels, [Martin Fortier, propriétaire ou Tina Graziadei, Service de vérification] : approuve ces règles, veille au respect de la loi, traite les demandes d’accès et de rectification et les plaintes, gère les incidents de confidentialité et est consulté dès le début de tout projet visé par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Gestionnaires : s’assurent que leur équipe applique ces règles et signalent tout incident au responsable.
Employés : accèdent uniquement aux renseignements nécessaires à leurs tâches, en protègent la confidentialité et signalent sans délai tout incident.
Fournisseurs : traitent les renseignements uniquement selon le mandat confié par écrit, avisent sans délai le responsable de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité et lui permettent d’effectuer toute vérification à cet égard.

Pour joindre le responsable : info@identitequebec.com, 514-360-4245, 100-2300 boul. Saint-Martin Est, Laval (QC) H7E 5P3.

Ou mfortier@identitequebec.ca, 418-808-0038, 450 Avenue St Jean Baptiste Suite 200, Québec, QC G2E 6H5

3. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés selon le calendrier ci-dessous. Ceux qui ont servi à prendre une décision concernant une personne sont conservés au moins un an après cette décision.

Calendrier de conservation

Demandes de contact : 2 ans après la dernière communication.
Rendez-vous : 12 mois après la date du rendez-vous.
Dossiers de service (certificat, pardon, waiver, correction de crédit) : 2 ans après la fin du service.
Empreintes digitales : envoyées à la destruction immédiatement après leur soumission à la GRC.
Résultats de dépistage : 2 ans après leur communication à l’employeur.
Commandes et factures : 6 ans après la fin de l’année à laquelle elles se rapportent, comme l’exigent les lois fiscales.
À la fin de la période de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire : suppression définitive des fichiers numériques et déchiquetage des documents papier.
Lorsqu’ils servent à des fins sérieuses et légitimes, comme des statistiques, ils sont plutôt anonymisés de façon irréversible, selon le Règlement sur l’anonymisation des renseignements personnels.

4. Traitement des demandes et des plaintes

La personne transmet sa demande ou sa plainte par écrit au responsable.
Le responsable en accuse réception et vérifie l’identité du demandeur.
Il répond par écrit avec diligence, au plus tard dans les 30 jours. Tout refus est motivé et indique la disposition de la loi sur laquelle il s’appuie, les recours possibles et le délai pour les exercer.
En cas de refus ou d’insatisfaction, il informe la personne de son recours auprès de la Commission d’accès à l’information.

Toutes les demandes et plaintes sont consignées avec leur date, leur objet et la suite donnée.

5. Approbation et révision

Ces règles ont été approuvées par le responsable de la protection des renseignements personnels, Martin Fortier, propriétaire, le 2026-05-01. Elles sont révisées chaque année et lors de tout changement important dans nos activités ou dans la loi.