Êtes-vous dûment documenté et rencontrez-vous les conditions restrictives, notamment en ce qui concerne les employés affectés au service après-vente?
Les gens d’affaires oublient souvent que des règles strictes s’appliquent à leur passage à la frontière américaine, lorsqu’ils y vont par affaires, et que l’ALENA a établi des conditions spécifiques d’admissibilité pour les gens d’affaires, notamment et de façon encore plus rigoureuse pour les employés affectés au service après-vente. N’entre donc pas qui veut, pour y faire n’importe quoi. De plus et chose que les gens d’affaires ignorent pour la plupart, ils doivent être documentés sur les motifs de leur voyage d’affaires.
Les gens d’affaires, passant à la frontière terrestre ou à l’aéroport et se voyant poser des questions sur les motifs et les détails de leur voyage aux États-Unis, ne réalisent pas qu’une « permission d’entrée » leur a alors été accordée par l’Officier en vertu du statut B-1, « voyageur d’affaires temporaire ». Cet officier a alors exercé sa discrétion, en déterminant, dans les quelques secondes ou minutes de discussion avec la personne, que celle-ci est admissible. L’officier aurait pu cependant exiger des preuves écrites et voire même refuser l’entrée.
Parmi ces preuves, une lettre détaillée de l’entreprise expliquant qui elle est, qui  est et que fait l’employé et ce qu’il ira faire précisément aux États-Unis. D’autres preuves peuvent être exigées, par exemple, la copie du contrat de vente, qui prouve que le service après-vente est inclus dans la vente d’un équipement, de même que la garantie. J’y reviendrai plus bas.
L’officier, s’il n’est pas satisfait des réponses ou de la documentation présentée, peut alors vous refuser l’entrée, chose qui arrive de plus en plus fréquemment. Les personnes ainsi refusées verront alors inscrites des notes au système informatique, qui referont surface à chaque nouvelle tentative d’entrée aux États-Unis, et leurs photo et empreintes seront normalement prises.
La catégorie de « visiteur d’affaires temporaire » (B-1) est celle la plus souvent applicable, par exemple pour assister à une foire commerciale, pour aller rencontrer un distributeur, un agent ou encore un client à des fins de prospection. Ou encore pour rencontrer un client aux fins de prendre les informations nécessaires à la conception d’un équipement ou d’un logiciel qui sera par la suite fabriqué au Canada et livré à partir du Canada.
Par contre, dès que l’on parle de services après-vente, donc installation, formation ou réparation sous garantie, ces activités ne sont permises que si elles ont été spécifiquement prévues lors de la vente initiale des équipements, machines ou logiciels. Il n’est pas possible de les ajouter par la suite. Les entreprises devront donc spécifiquement prévoir, dans le contrat de vente, que l’entreprise doit aussi procéder à l’installation ou à de la formation comme partie de la vente de cet équipement, machine ou logiciel, et l’officier voudra s’en assurer en examinant le contrat initial de vente.
D’autres conditions s’appliquent également, comme le fait que dans le cadre d’une installation liée à la vente de l’équipement, aucun travail considéré comme de la « construction » ne peut être exécuté par les employés canadiens. Donc tout ce qui touche à la structure de l’immeuble, au démantèlement d’équipement sur place, aux raccordements de plomberie ou d’électricité à l’édifice, d’excavation, etc.  sont des tâches qu’il faudra laisser au client américain et à ses entrepreneurs locaux, ou encore que vous devrez faire effectuer en sous-traitance par des américains.
Il ne sera pas non plus possible de procéder à l’installation ou à la réparation d’équipements ou machines américaines. Cette question revient souvent dans les interrogations des officiers et la logique derrière cela : qui de mieux placé qu’un américain pour réparer un équipement fabriqué aux États-Unis?
De plus, une fois la période de garantie expirée, les représentants de la compagnie canadienne ayant vendu l’équipement n’auront plus droit d’entrer pour faire des réparations hors garantie. Cette situation donne lieu à de nombreux refus à la frontière et est l’un des principaux soucis des entreprises canadiennes, qui doivent donc mettre en place un service après-vente aux États-Unis avec des employés ou sous-traitants locaux, puisque leurs employés canadiens ne peuvent entrer pour y procéder une fois la garantie expirée.
L’autre possibilité étant de prévoir, dans le contrat de vente initial de l’équipement, des périodes de garanties supplémentaires mais il n’est pas possible pour le client de simplement acheter, après coup, des extensions de garantie.
Les officiers portent tout particulièrement attention à ces aspects de « services après-vente » et demandent la plupart du temps à voir le contrat, la garantie, la facture, refusant régulièrement des employés qui ne répondent pas aux critères d’admissibilité négociés à l’ALENA. Et pire, attention à ceux qui mentent, puisqu’on parle alors d’être refusé pour cinq ans pour fausses représentations. L’employé se rendant en vacances ou à une foire commerciale n’a normalement pas d’outils dans son auto!
Enfin, rappelons que le B-1 (« visiteur d’affaires temporaire ») repose sur le fait que jamais la personne ne pourra « travailler » aux États-Unis ni recevra de rémunération de source américaine, demeurant un employé de la compagnie canadienne et ne se rendant aux États-Unis que de façon temporaire et occasionnelle, dans un des cas spécifiquement autorisé par l’ALENA seulement. L’employé n’y restera donc normalement que pour de courts séjours, résidant dans un hôtel et se faisant rembourser ses dépenses de voyage par son employeur canadien.
Dès qu’une succursale ou une compagnie liée à votre entreprise canadienne s’implante aux États-Unis, les règles du jeu changent alors et la personne qui avait la possibilité d’entrer comme visiteur d’affaires temporaire (B-1) ne le pourra normalement plus, devant recourir à d’autres types de visas plus complexes, couteux et limités dans le temps. Pensons aux visas « L » pour les mutations intra-compagnies, permettant d’envoyer aux États-Unis certaines personnes de la compagnie (propriétaires, cadres supérieurs et personnel hautement spécialisé) dans une compagnie affiliée ou à une succursale américaine. Existent également le « TN » pour les professionnels de la liste négociée à L’ALENA ou encore un visa pour investisseur « E-2 ». Mais pour ces visas, plus complexes et coûteux, beaucoup de conditions s’appliquent. Un prochain article fera part de certaines de ces conditions.
Rappelez-vous enfin que les visas négociés dans le cadre de l’ALENA reposent sur la citoyenneté de vos employés qui doit être canadienne, américaine ou mexicaine. Des règles différentes ou des formalités additionnelles s’appliqueront alors selon le pays d’origine de l’employé qui n’a que la résidence permanente, par exemple à votre ingénieur né en France et ici sous permis de travail temporaire ou encore seulement résident permanent du Canada sans en être devenu citoyen.
Il revient donc à chaque entreprise de savoir ce qui s’applique à elle en termes de règles migratoires aux États-Unis et quant à tout membre de son personnel, de qui elle exige des déplacements. L’ignorance n’est pas une défense et les fausses représentations sont une grave infraction qui suivra la personne pour le reste de ses jours, tout comme l’entreprise. Il faut donc s’informer, mettre en place des lettres types devant être actualisées pour chaque déplacement, ou, selon le cas, des visas spécifiques. Certains employés ne seront pas admissibles, certaines tâches envisagées ne seront pas permises. Autant s’informer avant d’avoir signé le contrat avec le client!
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